У практиці поширеними є випадки, коли у підприємства немає посадових (робочих) інструкцій, або вони є, але роботодавець не ознайомив із ними працівників під підпис через різні причини – не придав цьому значення чи планує надалі змінювати функціонал працівників тощо, унаслідок чого такі дії можуть призвести до негативних наслідків як для керівника, так і для бізнесу в цілому.

Посадова (робоча) інструкція – це внутрішній документ підприємства, у якому закріплено положення про те, яку саме роботу виконує працівник, кому він підпорядковується, які його права й обов'язки, якими знаннями йому необхідно володіти, яким вимогам відповідати, за що він несе відповідальність.

Посадова (робоча) інструкція складається з таких основних розділів:

1. "Загальні положення", у якому закріплено, до якої професійної групи належить працівник, хто його приймає на посаду та звільняє з посади, кому підпорядковується тощо.

2. "Завдання та обов'язки", у якому описують основні функціональні обов'язки працівника за посадою.

3. "Права", у якому закріплено права працівника в разі, якщо він обіймає відповідну посаду.

4. "Відповідальність", у якому прописують, за що працівник може бути притягнутий до відповідальності.

5. "Повинен знати", у якому закріплено ті нормативні документи, певні процеси тощо, якими повинен володіти працівник для виконання поставлених завдань.

6. "Кваліфікаційні вимоги", де зазначають вимоги до освіти і стажу роботи.

7. "Взаємовідносини за посадою", де прописують, із ким взаємодіє працівник за посадою.

Тобто посадова інструкція є організаційним документом на підприємстві, який офіційно закріплює функціонал працівника відповідної професії.

Відсутність посадової (робочої) інструкції у працівника означає, що юридично він не має функціоналу, а значить має право робити те, що саме йому до вподоби. І якщо він не зможе виконати покладені на нього обов'язки, підприємство не матиме правових підстав притягнути його до відповідальності, оскільки такі обов'язки юридично в нього відсутні.

Також звертаємо увагу, що лише однієї наявності такого документа на підприємстві недостатньо. Адже для того щоб посадова (робоча) інструкція мала юридичну силу та за необхідності на неї можна було посилатися роботодавцю в разі виникнення спорів, з нею працівника необхідно ознайомити під підпис. У статті 29 Кодексу законів про працю України закріплено обов'язок роботодавця роз'яснити працівнику його права й обов'язки та поінформувати під розписку про умови праці до початку роботи.

Нехтування роботодавцем цією нормою загрожує бізнесу такими ризиками:

1. Невиконання та/або неякісне виконання працівником своїх обов'язків.

2. Неможливість притягти працівника до відповідальності за невиконання своїх зобов'язань.

3. Перекладання на керівника компанії відповідальності за будь-які нещасні випадки із працівником або внаслідок його необережності.

4. Накладання штрафу в розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (на сьогодні – 6500 грн), а за повторне порушення – штраф у двократному розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (на сьогодні – 13000 грн).

Звертаємо увагу, що залежно від зміни розміру мінімальної заробітної плати змінюватиметься й розмір штрафу.

5. Судові спори з працівником.

Зокрема, Верховний Суд у постанові від 26.02.2021 р. у справі № 264/4512/18 визнав дії роботодавця незаконними в частині позбавлення працівника премії за невиконання посадової інструкції, оскільки працівника не було ознайомлено з посадовою інструкцією, вимоги якої регулюють виконання покладених на працівника обов'язків під час виконання відповідної роботи згідно із займаною посадою. Суд установив, що роботодавець порушив норми статті 29 Кодексу законів про працю України.

Тобто роботодавець повинен обов'язково ознайомлювати всіх працівників із посадовими інструкціями під підпис із метою уникнення зазначених вище ризиків.

Для того щоб організувати ефективну роботу підприємства й забезпечити належне виконання працівниками своїх посадових обов'язків, необхідно:

1. Перевірити наявність посадових (робочих) інструкцій на підприємстві, з якими працівники ознайомлені під підпис. Посадову (робочу) інструкцію розробляють згідно з посадою, а не прізвищем працівника, тобто не може бути різних за змістом і вимогами посадових (робочих) інструкцій для менеджера Іванова і такого самого за посадою менеджера Петрова.

2. За необхідності розробити посадові (робочі) інструкції для кожної посади на підприємстві. Зазвичай у цьому допомагає штатний розпис із переліком усіх посад.

3. Ознайомити з посадовими (робочими) інструкціями всіх працівників (наявних та новоприйнятих) під підпис.

4. Періодично оновлювати посадові (робочі) інструкції з метою їх удосконалення та ознайомлювати зі змінами працівників. При цьому, якщо йтиметься про зміну істотних умов праці, про ці зміни працівник має бути попереджений не пізніше ніж за два місяці.