Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Спробувати Оформити передплату
Спробувати Оформити передплату
Юридичний аудит підприємств щодо дотримання вимог трудового законодавства
Марія Фельмецгер, старший юрист, SDM Partners Law Firm

Навіщо потрібен аудит у трудовій сфері та коли його слід проводити

Усе більше українських компаній приймають рішення масштабуватися, виходити на міжнародний ринок, залучати вітчизняних й іноземних інвесторів, що потребує налагодження прозорої структури компанії та її бізнес-процесів.

Через застаріле трудове законодавство неідеальної системи оподаткування та звичку вести бізнес у тіні, майже кожна українська компанія має проблеми в трудовій сфері.

При цьому рівень проблем та їх можливі наслідки не варто применшувати, адже невиконання норм трудового законодавства може призвести не лише до втрати лояльності колективу до роботодавця, зниження продуктивності праці, штрафних санкцій із боку контролюючих органів, а й навіть до притягнення до адміністративної та кримінальної відповідальності керівника та уповноважених осіб компанії.

Чим може зарадити аудит у трудовій сфері? Під час аудиту експерти збирають й аналізують інформацію, щоб на цій основі надати оцінку ефективності діяльності компанії з організації праці та регулювання соціально-трудових відносин, їх відповідності критеріям чинного законодавства, виявити існуючі проблеми, визначити рівень їх ризику та надати рекомендації щодо їх усунення.

Комплексний аудит у трудовій сфері потрібен у разі:

– передпродажної підготовки компанії як готового бізнесу, залучення інвесторів, перед запланованою реструктуризацією. Метою такого аудиту є усунення існуючих недоліків та підвищення привабливості бізнесу для потенційного покупця чи інвестора;

– включення компанії до плану перевірок Держпраці чи комплексних перевірок. За таких обставин аудит допоможе виявити прогалини, проблемні моменти та порушення норм чинного законодавства компанією до відповідного інспектування, а також мінімізувати ризики притягнення до відповідальності та накладення штрафних санкцій;

– зміни керівництва компанії. Часто ініціаторами проведення аудиту в трудовій сфері є новопризначені керівники, які прагнуть оцінити так званий "спадок попередників", наявність триваючих порушень законодавства, відповідальність за які покладено безпосередньо на керівника, та мати повну картину процесів у трудовій сфері компанії для прийняття подальших управлінських рішень;

– наявності проблемних питань із конкретними працівниками або в разі виникнення спірних або конфліктних ситуацій у трудовій сфері. У таких випадках доцільним є проведення локального або тематичного аудиту, що охоплює вивчення конкретного проблемного питання або конкретних суб'єктів.

Ключовими особами компанії, чию діяльність перевіряють у межах аудиту в трудовій сфері, є:

– керівники та/або особи, уповноважені на прийняття відповідних рішень у трудовій сфері;

– бухгалтер;

– керівники та працівники відділу кадрів (HR-відділу);

– особа, відповідальна за охорону праці;

– юрисконсульт або керівники та працівники юридичного відділу.

Що перевіряють у межах трудового аудиту

Якщо мова йде про тематичний аудит, то предметом аналізу аудиторів є документи й інформація, що стосуються конкретних осіб (працівників) компанії або конкретної конфліктної ситуації чи спору, які послугували підставою для проведення такого аудиту.

Під час проведення комплексного аудиту експерти перевіряють дотримання вимог трудового законодавства компанією у цілому, аналізуючи всі процеси та документообіг компанії. Своєю чергою, під час комплексного аудиту вивчають питання, зокрема, щодо:

Укладення трудових договорів, що включає аналіз типових форм трудових договорів та контрактів, вивчення заяв працівників про прийняття на роботу та відповідних наказів підприємства, особових карток та трудових книжок працівників, їх посадових інструкцій, документів щодо ознайомлення працівників з умовами праці, правилами внутрішнього трудового розпорядку та технікою безпеки, політиками компанії, іншими внутрішніми документами та колективним договором.

У межах даного блоку аудитори перевіряють не лише наявність указаних вище документів, а й правильність та своєчасність їх заповнення відповідно до діючих інструкцій, надання на ознайомлення працівникам під підпис, виконання обов'язку щодо повідомлення державних податкових органів про прийняття нових працівників на роботу, установлення фактів допущення працівників до роботи без укладення трудових договорів, покладення на працівників обов'язків, не передбачених їх посадовими інструкціями чи трудовими договорами, тощо.

Випробування під час прийому на роботу, до якого входять перевірка дотримання підприємством вимог законодавства щодо максимальних строків випробування, належного оформлення документів під час установлення випробування, постановки завдань на випробувальний термін та звільнення у зв'язку з його непроходженням.

Часто підприємства грішать тим, що жодним чином не оформлюють відносини з працівником, називаючи це випробувальним терміном. Натомість законодавство вимагає укладати трудовий договір із першого дня допущення працівника до роботи, із зазначенням у такому договорі (наказі) умови про випробування. А для певних категорій працівників (неповнолітні, особи з інвалідністю, військові запасу, особи, що працевлаштовуються шляхом переведення з іншого підприємства або в іншу місцевість) установлення випробувального терміну заборонено.

Використання праці неповнолітніх, осіб з інвалідністю, іноземців. Кожна із цих категорій працівників потребує особливої уваги, оскільки законом установлено спеціальні вимоги, обмеження та зобов'язання щодо працевлаштування та роботи таких працівників. Наприклад, для працевлаштування іноземця потрібен дозвіл на працевлаштування в Україні та оформлений в українській податковій реєстраційний номер платника податків. Для неповнолітніх осіб передбачені пільги щодо охорони праці, робочого часу, відпусток і деяких інших умов праці, а особи, які не досягли 16 років, можуть бути прийняті на роботу як виняток та за наявності згоди одного з батьків. Щодо осіб з інвалідністю, то законом установлено норматив робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю та покладається обов'язок щороку звітувати про зайнятість і працевлаштування осіб з інвалідністю до Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю.

Договори ЦПХ. У межах цього блоку аудитори аналізують зміст договорів цивільно-правового характеру та порядку розрахунків за ними щодо наявності ризиків визнання відносин, які виникають на підставі таких договорів, трудовими.

Робочий час і час відпочинку. У межах цього блоку можна встановити, чи ведуть на підприємстві табелювання робочого часу, чи передбачені режим гнучкого часу, позмінна робота, понадурочна робота, робота в нічний час, святкові та вихідні дні. А ще, яким чином фіксують таку роботу й чи здійснюють передбачену законом компенсацію; чи регулярно та в повному обсязі працівники використовують щорічну оплачувану відпустку тощо.

Військовий облік. Аудитори встановлюють, чи ведуть на підприємстві військовий облік, чи належним чином оформлюють і зберігають документи військовозобов'язаних осіб та призовників, чи своєчасно звітує компанія перед військовими комісаріатами, чи призначена відповідальна за ведення військового обліку особа тощо. Дані питання набули особливої актуальності у зв'язку із ситуацією на сході країни та змінами у законодавстві про військовий обов'язок і військову службу.

Оплата праці та загальнообов'язкове соціальне страхування. Аудитори досліджують своєчасність нарахування та виплати заробітної плати, відпускних, вихідної допомоги, премій та інших виплат, проведення індексації заробітної плати, випадки виплати заробітної плати в розмірі, меншому за розмір мінімальної заробітної плати, нарахування та сплати єдиного соціального внеску тощо.

Охорона праці. Даний блок є особливо актуальним для підприємств, що мають шкідливі або небезпечні умови праці (скажімо, виробництва, підприємства будівельної сфери та хімічної промисловості тощо).

Аудитори перевіряють, чи належним чином створена та функціонує служба з охорони праці (або відповідальна особа), наявність необхідних політик і положень щодо охорони праці та ознайомлення працівників із ними, забезпечення відповідних працівників засобами індивідуального захисту, своєчасність проходження навчань з охорони праці, використання спеціального обладнання, інструктажів із пожежної безпеки, медичних оглядів, дотримання встановленого законом обсягу витрат компанії на охорону праці тощо.

Припинення трудових відносин є одним із найважливіших блоків, який перевіряють у межах аудиту в трудовій сфері, у рамках якого здійснюють перевірку проведення та документального оформлення звільнення працівників із підстав, передбачених Кодексом законів про працю та контрактами, скорочення чисельності чи штату працівників, проведення розрахунків із працівниками в разі звільнення. Помилки під час звільнення працівників зазвичай чимало коштують компанії, адже в разі поновлення працівника на роботі у судовому порядку компанія повинна виплатити такому працівникові заробітну плату за час вимушеного прогулу, тобто за весь час до поновлення на роботі, що, зважаючи на специфіку роботи вітчизняних судів, може тривати декілька років.

Крім того, у межах комплексного аудиту стосовно дотримання вимог трудового законодавства аналізують і низку інших питань, пов'язаних, зокрема, з відрядженнями, колективними договорами, профспілковими органами, зміною істотних умов праці, перевірками контролюючих органів, наявними та потенційними трудовими спорами й конфліктами, дисциплінарною відповідальністю і т. ін.

Кого обрати: внутрішніх чи зовнішніх аудиторів

Після прийняття рішення про необхідність проведення аудиту в трудовій сфері керівники постають перед вибором, кому доручити його проведення: внутрішнім чи зовнішнім експертам. Це вибір між економією та ефективністю.

З одного боку, створивши комісію з представників юридичного відділу, відділу кадрів та бухгалтерії, компанія скорочує витратну частину на проведення аудиту. З іншого – якість такого аудиту й достовірність його висновків викликає сумніви через низку причин.

По-перше, аудит здійснюватимуть особи, які задіяні в процесах компанії, а тому в будь-якому разі перевірятимуть власну роботу й роботу колег. Очевидно, що жоден працівник не зацікавлений викривати власні помилки перед керівництвом, а людський фактор та дружні стосунки між колегами можуть завадити в об'єктивній оцінці тієї чи іншої ситуації.

Крім того, наявність помилок у веденні документообігу, прогалин у процесах та порушення норм законодавства не обов'язково є умислом, а може бути хибною точкою зору чи недостатньою кваліфікацією працівників. Вочевидь, у такій ситуації вірогідність установлення тими ж працівниками об'єктивної картини щодо дотримання вимог трудового законодавства в компанії малоймовірна.

Поради бізнесу

Установіть планове проведення аудиту компанії щодо дотримання вимог трудового законодавства з певною періодичністю залежно від сфери діяльності компанії та кількості її працівників. Це дозволить налагодити й підтримувати ефективність усіх процесів, виявляти й усувати порушення на ранніх стадіях.

Залучайте зовнішніх аудиторів, що дозволить неупереджено підійти до аудиту й отримати об'єктивний результат.

Обирайте перевірені компанії з гарною діловою репутацією, що дозволить розраховувати на високий рівень надання послуг та дотримання конфіденційності.

Укладайте договір про конфіденційність та нерозголошення інформації перед наданням доступу зовнішнім аудиторам до інформації та документів.

Забезпечте належну організацію проведення аудиту, а саме: окреме приміщення, копіювальну техніку та контактних осіб, що забезпечуватимуть своєчасну підготовку та надання необхідних документів та інформації.

Задля уникнення підводних каменів у вигляді конфлікту інтересів між аудиторами, завданням яких є виявлення недоліків, та працівниками компанії, що прагнуть приховати зроблені помилки та недоліки у своїй роботі, підтримуйте комунікацію з аудиторами щодо процесу проведення аудиту, існуючих проблем у комунікації, ненадання чи затримки в наданні запитуваних документів чи інформації.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2021

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Мати доступ до номерів і всіх статей видання Ви зможете за умови передплати на електронне видання ЮРИСТ&ЗАКОН
Контакти редакції:
uz@ligazakon.ua