Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Спробувати Оформити передплату
Спробувати Оформити передплату
Нюанси ведення електронного документообігу в компанії
Анастасія Космачова, юристка, помічниця адвоката, Адвокатського об'єднання "Кавчук і партнери"

Упровадження електронного документообігу на підприємстві – один із способів оптимізації бізнес-процесів, який дає змогу суттєво скоротити час на погодження і підписання документів, звільнитися від численних тек із паперами та значних обсягів виснажливої паперової роботи.

Електронний документообіг став іще актуальнішим у період пандемії коронавірусу, коли бізнес намагався налагодити віддалену роботу й автоматизувати процеси обміну як внутрішньою, так і зовнішньою документацією (договорами з контрагентами, актами наданих послуг, видатковими накладними, рахунками тощо).

Про те, як організувати електронний документообіг у компанії і працювати з електронними документами, розповімо у цій статті.

Електронні vs паперові документи

Порядок створення, використання й обміну електронними документами врегульовано Законом "Про електронні документи та електронний документообіг".

Зокрема, електронний документ – це документ, інформацію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Обов'язкові реквізити електронних документів залежать від їх виду.

Для прикладу, первинні електронні документи повинні містити обов'язкові реквізити первинних документів, передбачені ст. 9 Закону "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні". Те саме стосується і договорів. Електронні договори повинні містити обов'язкові реквізити, установлені для кожного окремого виду договору.

Створення електронного документа завершують накладанням електронного підпису. Для підписання електронних документів використовують кваліфікований електронний підпис (КЕП). Юридичні особи разом із КЕП можуть використовувати кваліфіковану електронну печатку, однак це не є обов'язковим.

Оригіналом електронного документа є кожен із його електронних примірників, що підписаний КЕП автора. При цьому ідентичні за інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері мають однакову юридичну силу.

Електронні документи можуть мати як електронні, так і паперові копії, які засвідчують у встановленому порядку. Закон також установлює обов'язковість юридичної сили електронного документа, яку не може бути заперечено виключно через те, що він має електронну форму.

Отже, можна зробити висновок, що електронний документ нічим не відрізняється від паперового, окрім форми та способу його підписання (вручну чи за допомогою КЕП).

Організація електронного документообігу в компанії

Упровадити електронний документообіг на підприємстві не складно.

Для початку необхідно визначитись із програмним продуктом, який дасть змогу забезпечити обмін електронними документами. Серед найпопулярніших – M.E.Doc, Flydoc, COTA, API, FREDO.

Крім того, рекомендуємо поцікавитись, які системи електронного документообігу використовують контрагенти. Це потрібно для того, щоб забезпечити можливість взаємної роботи і верифікації ключів один з одним.

Наступний крок – розроблення інструкції з організації електронного документообігу. В інструкції варто передбачити правила роботи з електронними документами, зокрема всі нюанси, пов'язані з їх створенням, підписанням, переданням, отриманням і зберіганням. Надалі з цією інструкцією необхідно ознайомити всіх працівників, залучених до електронного документообігу, та провести для них навчання щодо користування обраною системою документообігу, порядку накладення електронних підписів тощо.

Третій етап – це забезпечення отримання працівниками, залученими до електронного документообігу, кваліфікованих електронних підписів. КЕП потрібно мати всім особам, які працюватимуть з електронними документами і можуть бути відповідальними за здійснення будь-яких операцій компанії. Зазвичай до таких працівників належать: директор, головний бухгалтер, фінансовий/виконавчий директор, СЕО та інші.

Фінальний крок – повідомлення контрагентів про перехід на електронний документообіг.

Із контрагентами, які погоджують перехід на електронний документообіг, рекомендуємо укладати додаткову угоду до чинного договору, у якій визначити порядок здійснення електронного документообігу між сторонами. Відповідні положення також можна передбачити і в самих договорах.

Важливо встановити як спосіб обміну електронними документами (через відповідну систему електронного документообігу), так і порядок їх надсилання, підтвердження отримання і підписання.

Додатково рекомендуємо передбачити право сторін у будь-який момент зупинити оформлення електронних документів і повернутися до паперової форми в разі виникнення технічних проблем або ж ініціювати паралельне оформлення і електронних, і паперових форм документів.

Особливості ведення електронного документообігу

Вище ми вказували на те, що перед упровадженням електронного документообігу необхідно переконатися, що всі працівники компанії вміють працювати з електронними документами та знають правила їх надсилання і зберігання, що встановлені законом.

Надсилання й передавання електронних документів здійснюється в електронній формі. Датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли це відправлення неможливо скасувати, якщо тільки автор і адресат не домовилися про інше.

Електронний документ вважається одержаним адресатом із часу надходження авторові повідомлення про його отримання. Якщо сторони не визначили порядок підтвердження факту одержання електронного документа, його можна здійснювати в будь-якому порядку, однак обов'язково має містити дані про факт і час одержання електронного документа, відправника такого підтвердження. Важливо, що в разі ненадходження до автора підтвердження про одержання електронного документа він вважається неотриманим.

Перевірку цілісності електронного документа проводять шляхом перевірки кваліфікованого електронного підпису.

Зберігання електронних документів здійснюється на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність. Строк зберігання не може бути меншим від строку, протягом якого зберігаються відповідні документи в паперовій формі.

Якщо зберігати електронні документи протягом указаного строку немає можливості, необхідно продублювати їх на кількох електронних носіях інформації та здійснювати періодичне копіювання. Якщо ж і ці вимоги виконати неможливо, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). Під час копіювання електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюють перевірку цілісності даних на цьому носії.

Серед іншого, під час зберігання електронних документів потрібно дотримуватися таких вимог:

– інформація в електронних документах повинна бути доступною для її подальшого використання;

– слід забезпечити можливість відновлення електронного документа в тому форматі, у якому його було створено, відправлено або одержано;

– потрібно зберігати інформацію про походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Підсумки

В епоху тотальної диджиталізації переваги електронного документообігу очевидні. Підписання і надсилання документів в електронному вигляді відбувається значно оперативніше, ніж у паперовому, та мінімізує кількість контактів між працівниками.

До того ж підписати електронний документ можна використовуючи будь-який ґаджет, у будь-який час і в будь-якому місці.

Тому впровадження електронного документообігу – одне з найкращих рішень для оптимізації всіх паперових процесів. Головне, забезпечити комфортний перехід із паперової форми в електронну як для працівників, залучених до роботи з документами, так і для контрагентів.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2021

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Мати доступ до номерів і всіх статей видання Ви зможете за умови передплати на електронне видання ЮРИСТ&ЗАКОН
Контакти редакції:
uz@ligazakon.ua