Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Спробувати Оформити передплату
Спробувати Оформити передплату
Як керівнику проконтролювати своїх співробітників в умовах віддаленої роботи
Анна Мулик, молодший юрист практики корпоративного права та комплаєнсу, АО "Бачинський та партнери"

В умовах карантину чи не єдиним варіантом продовження діяльності є запровадження в компанії режиму віддаленої роботи. І хоча для України ця тенденція відносно нова, цього не можна сказати про інші держави.

Так, щороку кількість дистанційних працівників або працівників із гнучким графіком роботи у світі збільшується на 20 – 30 %. За даними ресурсу Superjob, тепер кожна п'ята компанія має позитивний досвід використання віддаленого режиму роботи, а приблизно 10 % підприємств для скорочення витрат успішно користуються послугами аутсорсингу.

Запровадження віддаленої роботи: основні моменти

Для врегулювання цього питання в Україні Законом № 530-ІХ від 17.03.2020 р. внесено зміни до Кодексу законів про працю, відповідно до яких роботодавця наділено правом доручити працівнику тимчасово виконувати роботу в домашніх умовах. Тобто законодавство вже не передбачає обов'язкової прив'язки до офісу й фіксованого режиму робочого часу.

Дистанційна (надомна) робота – це така форма організації праці, коли працівник виконує роботу за місцем свого проживання чи в іншому місці на його вибір, зокрема й за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій, але поза приміщенням роботодавця.

Такі трудові відносини потрібно оформити окремим наказом керівника підприємства про переведення працівників на дистанційний режим роботи. Проте для повноцінної організації трудового процесу самого лише наказу недостатньо.

Надомна робота передбачає розподіл працівниками робочого часу на власний розсуд, натомість на звичні правила внутрішнього трудового розпорядку зазвичай не зважають. Очевидно, що за таких умов налагодження дистанційного режиму потребує від керівника не лише наявності управлінських навичок.

Отже, якщо ви бажаєте організувати роботу так, щоб її виконували якомога ефективніше, подбати потрібно буде і про різні напрями менеджменту: належну комунікацію та взаємодію між працівниками в режимі онлайн, контроль за ефективністю всіх своїх співробітників в електронній формі та їх оперативне консультування щодо складнощів, які виникають безпосередньо в процесі роботи.

Дім vs офіс

Поширеною помилкою є твердження про те, що не кожен співробітник вдома може мати всі необхідні для роботи матеріали та інструменти. Насправді ж єдине, чого працівникам дійсно може не вистачати, то це офісної кавоварки або просто спілкування одне з одним, – для решти можна знайти заміну.

В умовах глобальної діджиталізації працювати стає простіше. Так, ефективно організувати захищений доступ до всіх необхідних документів і сервісів компанії з "домашнього офісу" можна зберігаючи файли в хмарному й резервному сховищі "Google-диск", відсканувати акти теж не видається проблемою – сучасні смартфони вміють робити це не гірше за громіздкі сканери. Використовуйте інтернет-можливості максимально: у пригоді стануть замітки, робочі чати з вкладеннями, відмітки завдань у календарі подій, використання функції одночасного колективного редагування документів.

Водночас в інтересах роботодавця є вжиття належних заходів щодо запровадження захисту персональних даних, а також охорони інформації, яку створює, використовує або передає працівник під час виконання трудових обов'язків на відстані. Для цього точно не буде зайвим прописати локальні правила про обмін інформацією, у яких установити обмеження щодо використання інформаційно-комунікаційних технологій у роботі, а також відповідальність працівника за розголошення конфіденційної інформації (більш відомі як NDA).

Як розподіляти завдання на відстані

Ще одна хибна думка: віддалений режим роботи ускладнює та уповільнює виконання робочих завдань через брак комунікації між колегами.

Справді, на практиці часто виникають ситуації, коли працівнику складно розібратися з робочими питаннями самостійно через брак кваліфікації або досвіду. У такому разі колективне обговорення сприяє вирішенню проблеми. Проте багато хто забуває про альтернативне, онлайн-спілкування.

Для налагодження комунікації в робочому колективі й уникнення непорозумінь попередньо узгодьте з працівниками, що в робочий час вони повинні залишатися на зв'язку (телефон, електронна пошта, месенджери (Viber, Telegram, WhatsApp тощо)).

Є й інші варіанти передання інформації: використовуйте можливості сервісів онлайн-зв'язку, зустрічей і багатосторонніх телеконференцій, наприклад Skype, Zооm, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams тощо. Якщо ж потрібно організувати командне управління невеликими проєктами – у пригоді стануть такі ресурси, як Trello, Planner, Jira або MeisterTask.

Така співпраця є взаємовигідною: керівнику це допоможе ефективно та швидко розподілити робочі завдання, а співробітникам – правильно виконати їх відповідно до наданих вказівок і не почувати себе "соціально ізольованими".

Тримайте виконання роботи на контролі

Коли немає контролю з боку роботодавця, працівник у домашніх умовах може знайти собі багато занять, відмінних від роботи: зайнятися виконанням хатніх обов'язків, переглядом серіалу чи поринути у віртуальний світ комп'ютерних ігор.

Щоб цього не сталось, вам, як керівнику, потрібно тримати роботу на контролі та ставити чіткі дедлайни для її виконання. Як свідчить практика багатьох компаній, ефективними формами перевірки є щоденне обговорення плану (етапів) роботи, щотижневі онлайн-звітування працівників про співвідношення між кількістю поставлених і виконаних завдань, а також аудіо- та відеонаради.

Своєю чергою пам'ятайте, що нові умови роботи не означають вседозволеність для вас як для роботодавця. Відповідно до згаданого вище Закону № 530-ІХ дистанційна робота не може обмежувати обсяг трудових прав працівників.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2020

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Мати доступ до номерів і всіх статей видання Ви зможете за умови передплати на електронне видання ЮРИСТ&ЗАКОН
Контакти редакції:
uz@ligazakon.ua