Юристи-практики щодня мають справу з поданням документів до суду: це – оформлення та друк процесуальних документів, засвідчення копій доказів, підшивка документів на "чотири дірки", поїздки до суду, години черг у канцеляріях – і все для того, щоб подати лише один документ! Такий документарний застарілий підхід потребує значних витрат часу та ресурсів.

Україна поступово відходить від застарілих систем судочинства, що відстають від світового технологічного розвитку. На сьогодні відбуваються перші спроби втілити досвід закордонних країн, перейшовши від паперового судочинства до ефективнішого – електронного.

Крім того, функціонують Єдина база даних електронних адрес, номерів факсів (телефаксів) суб'єктів владних повноважень, а також Єдиний державний реєстр судових рішень та Єдина судова інформаційна система.

Разом з тим Цивільний процесуальний кодекс України було доповнено ст. 158¹ "Участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції", а також було передбачено можливість надсилати учасникам судового процесу повістки у вигляді SMS-повідомлень у межах цивільного та кримінального судочинства.¹

Міжнародний досвід

Практика електронного судочинства поширена в межах судових систем закордонних країн: США, Канада, Великобританія, Італія, Німеччина та ін.

Наприклад, у США успішно функціонує електронна судова система з вільним доступом – PACER². За допомогою цієї системи можна отримувати інформацію про судовий документ, ознайомлюватися з реєстром прийнятих заяв, вивчати перебіг розгляду справи та історію ухвалених рішень, а також переглядати календар призначених засідань. Для подання документів до судів використовується додаток CM/ECF³ у вигляді особистого кабінету, доступ до якого надається за виданим державою паролем, а всі документи мають бути надіслані в pdf-форматі.

У Канаді за заявою сторони процесу суд може ухвалити рішення про проведення електронного судочинства. При цьому самі сторони повинні зазначати, як краще провести засідання та які при цьому використовувати технології. Безпаперова система судочинства поширена в канадських судах усіх інстанцій і передбачає використання онлайн-подання документів, електронний доступ до судових протоколів, розкриття інформації та використання технологій у залі судового засідання.

Серед країн із континентальною правовою системою, як і в Україні, найбільш взірцевим є електронне судочинство в Німеччині. Зокрема, подання документів, їх оброблення та навіть винесення рішення відбуваються в електронному форматі. Крім того, за допомогою платного особистого кабінету є можливість у письмовій формі вступати в дискусії з опонентом і оспорювати надані ним документи.

Чому документарне судочинство більше не є ефективним?

– Значні часові витрати

Очевидно, що подання документів у паперовому вигляді потребує значних кадрових, матеріальних, а також часових витрат. Скажімо, адвокат супроводжує спір клієнта, що проходить у суді іншої області. Обмін документами між судом та учасниками процесу поштою – не завжди надійний і оперативний. Відповідно, для одержання інформації про стан цієї справи адвокату доводиться щоразу їздити до суду іншої області, чекати в черзі до канцелярії, аби подати документи особисто чи ознайомитися з певними матеріалами справи.

До того ж електронна система судочинства дасть змогу уникнути пропущення строку позовної давності за рахунок можливого надіслання документа в останню хвилину строку з огляду на такі часові витрати.

Електронне судочинство повинно вирішити цю проблему й надати можливість учасникам процесу не витрачати час на подібні абсурдні ситуації.

Крім цього, з 2016 року у Вищому господарському суді України при поданні документів можна використовувати систему IGov⁵, завдяки якій здійснюють подання документів із будь-якої частини світу за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП).

– Відсутність оперативного доступу учасників процесу до матеріалів справи

Часто виникають ситуації, коли учаснику процесу терміново необхідно одержати доступ до певного документа, що перебуває в матеріалах справи. Для цього учасник повинен написати клопотання про ознайомлення з матеріалами справи, вистояти в черзі до канцелярії для його подання, а також узгодити дату можливого ознайомлення, яку досить часто можуть відкласти на декілька днів.

Відтак, лише після цієї тривалої процедури, поїздок до суду, чекання в черзі учасник процесу нарешті отримує оперативний доступ до певного документа й може з ним ознайомитись. Хіба це не іронічно? А що ж робити, коли провадження ведеться в іншій області (особливо якщо йдеться про уточнення лише деталі з одного документа)?

До того ж перехід на електронну систему судочинства стане вирішенням проблеми для суб'єктів господарської діяльності, враховуючи розміщення багатьох із них далеко від місця, у якому проходить розгляд справи.

– Затягування процесу

Затягується судовий процес і через тривале передання матеріалів справи з одного суду до іншого, зокрема, внаслідок витребування документів, передання до іншої інстанції тощо. Також поширеною причиною перенесення судового засідання є необхідність ознайомлення сторін з матеріалами справи, оскільки, наприклад, під час процесу має бути надано додаткові докази.

Таким чином, якщо функціонуватиме єдина комплексна електронна система, де будуть зберігатися всі матеріали справи, це дасть змогу: а) суддям оперативно одержувати доступ до матеріалів справи, що перебувають в іншому суді; б) сторонам та іншим учасникам процесу знайомитися з матеріалами справи онлайн, що має посприяти зменшенню підстав для перенесення судового засідання.

– Необхідність засвідчення копій документів

За нашим переконанням, застарілим є підхід, за якого представник перед поданням до суду повинен засвідчувати кожну копію доказу. Законодавством передбачено, що особа, яка надає копії документів до суду, має поставити: відмітку про засвідчення копії документа зі словами "Згідно з оригіналом", назвою посади, особистим підписом особи, що засвідчує копію; ініціали й прізвище; дату засвідчення копії та проставити нижче реквізит "підпис".⁶

Наприклад, своєю ухвалою господарський суд міста Києва повернув позовну заяву, оскільки не всі документи було належно засвідчено. А саме: не на кожному аркуші доданих документів до позовної заяви зазначено посаду, прізвище й ініціали особи, яка засвідчує подані документи, та дати їх засвідчення. При цьому дату засвідчення документа не зазначено на жодному доданому документі.⁷

Проблем не виникає, коли до суду подають лише один документ і таке засвідчення не потребує значних витрат часу. А що ж робити, якщо таких документів – десятки, сотні?

Електронне судочинство допоможе уникнути таких нераціональних часових витрат при засвідченні копій документів, а за необхідності – оригінали може перевірити суд безпосередньо в судовому засіданні.

– Недоцільне ускладнення роботи адвокатів

Підпис адвоката на клопотанні про долучення поданих ним до суду документів до матеріалів справи передбачає, що адвокат пересвідчився в справжності копій документів, що надаються, і готовий нести за це відповідальність. Отже, засвідчення адвокатом кожного аркуша кожної копії документа при поданні до суду із проставленням заповітних слів (реквізитів) "Згідно з оригіналом, представник сторони, ПІП, дата та підпис" – недоцільне й архаїчне.

Разом з тим до української системи правосуддя запроваджується монополія адвокатів⁸, що передбачає можливість залучення недобросовісних представників до відповідальності, у т. ч. за надання недостовірних доказів. Ціною таких дій може стати відсторонення від професії.

Таким чином, під час проведення судової реформи та запровадження монополії адвокатів раціонально буде відійти від застарілих документарних систем, а саме – зняти з адвоката обов'язок засвідчувати кожну копію документа, що подається.

– Нераціональне використання значної кількості паперу

Не можна також заплющувати очі на архіви, які просто завалені старими матеріалами справи й ніколи не будуть використані. Відтак, за умови електронного судочинства зникне потреба в друку сотень копій документів. Це дасть змогу не лише заощадити фінансові та часові витрати сторін процесу, але й потішити Greenpeace.

Чому необхідно переходити на електронне судочинство?

Електронна система судочинства має низку переваг для судового процесу. Зокрема, це:

– економія часу суддів та інших учасників процесу;

– економія матеріальних витрат судів у зв'язку з витратами на надсилання документів учасникам процесу та утримання кадрових ресурсів учасників процесу;

– подання до суду позовних заяв та інших документів в електронному вигляді з використанням електронного підпису;

– можливість надання онлайн-консультацій і проведення онлайн-засідань;

– спрощений обмін інформацією та судовими документами через визначену електронну адресу тощо;

– доступність і відкритість правосуддя;

– усунення корумпованості в судах з огляду на відкритість і доступність до документів провадження.

Яким є Електронний суд?

В Україні вже успішно функціонує система обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу – Електронний суд. Основна мета цієї електронної системи – надати змогу надсилати до будь-якого суду країни підписані ЕЦП документи. Інакше кажучи, Електронний суд дасть можливість спростити взаємодію між громадянами й судами.

З 2013 року в місцевих і апеляційних судах загальної юрисдикції запроваджено порядок обміну електронними документами між судом та учасниками процесу в частині надсилання судом таким учасникам процесуальних документів в електронному вигляді разом із документами в паперовому вигляді.⁹

Слід зазначити, що в Одесі вже запрацювали два пілотні проекти – "Електронний суд" та "Інформаційно-платіжний термінал". Перший дає змогу перевести документообіг в електронний формат. За допомогою другого з'явилась можливість оперативно сплачувати судовий збір та одержувати необхідну довідку про засідання й роботу судів.

До того ж для вирішення питання про підсудність справи та можливість відкриття провадження за цивільною справою суд повинен перевірити місце реєстрації відповідача. Можливість направити електронний запит до відділу ДМС і отримати таку саму відповідь у межах проекту "Електронний суд" дала змогу заощадити 68 тис. грн.¹⁰

Для спрощення співробітництва між судом та експертною установою налагоджено роботу з Одеським науково-дослідним інститутом судових експертиз – ухвали про призначення експертизи, основні документи в справі, клопотання й повідомлення експертів надсилаються в електронному вигляді. Однак з огляду на те, що чинне законодавство не передбачає направлення справ до експертних установ в електронному вигляді, як і направлення виконавчих листів в електронному вигляді, судам доводиться додатково надсилати всі необхідні матеріали в паперовому вигляді.¹¹

Таким чином, незважаючи на можливість подання документів в електронному вигляді, подання паперового варіанта документів так і не було скасовано. Оскільки діловодство в судовій системі України ще не повністю перейшло на електронний режим, відчути всю перевагу й ефективність цієї системи можна буде лише після повної відмови від паперового вигляду.

Що таке електронний цифровий підпис?

Як зазначалося вище, для подання документів до суду за допомогою електронних систем потрібна наявність ЕЦП.

Електронним цифровим підписом є вид електронного підпису, отриманого внаслідок криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується й дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладають за допомогою особистого ключа та перевіряють за допомогою відкритого ключа.¹²

Електронний цифровий підпис можуть використовувати юридичні та фізичні особи як аналог власноручного підпису для надання електронному документу юридичної сили.

Юридична сила електронного документа, підписаного ЕЦП, еквівалентна юридичній силі паперового документа із власноручним підписом правомочної особи та печаткою.

Крім того, строк дії сертифіката є обмеженим, відповідно, його потрібно оновлювати щороку чи раз на два роки, що створює значні незручності для користувачів.

ЕЦП є обов'язковим реквізитом електронного документа, забезпечує цілісність і справжність електронних даних. Водночас тривала процедура одержання та продовження сертифіката ключа ЕЦП призводить до низького числа його користувачів. Як наслідок, багато учасників судового процесу відмовляються від його отримання й не використовують послуги системи електронного судочинства.

Таким чином, для забезпечення можливості широкому колу осіб мати електронний доступ до правосуддя слід спростити процедуру одержання сертифіката ключа ЕЦП, а також зробити цю процедуру одноразовою й безоплатною.