Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Попробовать Оформить подписку
Попробовать Оформить подписку
Цифровое рабочее место (Digital Workplace) как виртуальный эквивалент физического рабочего места
Юлия Руденко, HR консультант, EBS

Скорость изменений, происходящих вокруг нас, стремительно растет: статические функциональные структуры уступают место динамическим командам, из обычных офисов работники "мигрируют" в коворкинг или на удаленную работу.

Вместе с тем появляется все больше новых цифровых решений для всех сфер жизни и бизнеса, в экономически активный век начинает входить поколение людей – миллениалов, которое уже не представляет свою жизнь без гаджетов, мобильных устройств. У этого поколения свои специфические требования: слово "надо" для них мало что значит, им важнее "хочу", они воспринимают рабочее пространство как потребители, ожидая от компании хорошие сервисы – не хуже тех, которые доступны в повседневной жизни. Посему компаниям приходится искать те конкурентные преимущества, которые позволяют работодателю быть интересным для сотрудника.

Цифровое рабочее место на сегодняшний день является именно тем инструментом, который позволит повысить степень удовлетворенности работников и вместе с тем сократить капитальные расходы.

Так, в январе 2018 года, чтобы не отставать и поддерживать конкурентное преимущество украинского бизнеса, увеличив тем самым ВВП, Кабинет Министров Украины утвердил концепцию развития цифровой экономики до 2020 года, одним из важных нюансов которой является появление цифровых рабочих мест, где ведущую роль начинают играть коммуникационные и компьютерные технологии. Это, в свою очередь, должно повысить эффективность работы сотрудников.

В начале октября 2020 года Минцифры и корпорация Microsoft подписали Меморандум о взаимопонимании и потенциальном сотрудничестве для цифровой трансформации Украины с внедрением современных цифровых технологий для автоматизации рабочих мест.

Так что же это за "зверь" такой – цифровое рабочее место? Действительно ли оно такое безоблачное и необходимое?

Активно использовать термин "цифровое рабочее место" начал Поль Миллер, генеральный директор Digital Workplace Group, в 2009 году. В 2012 году вышла в свет его книга "Цифровое рабочее место: как технология освобождает труд", а также книга под названием "Цифровое возрождение работы: создание цифровых рабочих мест, пригодных для будущего", написанная совместно с Элизабет Марш, директором DWG по исследованиям.

Хотя сам термин активно используется уже несколько лет, единого универсального и правильного определения этого понятия до сих пор нет.

Чаще всего под "цифровым рабочим местом" подразумевается виртуальный эквивалент физического рабочего места, который включает в себя все технологии, позволяющие работать с документами, выполнять задачи, общаться и взаимодействовать с коллегами, не находясь рядом, а за пределами офиса. Эти технологии варьируются от основных бизнес- и HR-приложений на электронную почту, мгновенных сообщений, а также корпоративных социальных сетей и виртуальных встреч. Цифровое рабочее место учитывает:

• методы работы сотрудников;

• необходимые им инструменты;

• навыки, которые они должны развивать;

• место их работы, а также

• культуру труда.

По мнению вице-президента Microsoft в Западной Европе Клауса Хольсека (2017 г.): "В будущем успешными будут те компании, которые сломают барьеры между людьми, их рабочим местом и технологиями, а также предоставят возможность сотрудникам быть продуктивными и креативными, где бы они не находились. <...> Это требует такой корпоративной культуры, которая ставит на первое место именно людей".

Таким образом, цифровое рабочее место является эффективным каналом связи, который:

• позволяет построить эффективное взаимодействие с коллегами и тем самым обеспечить действенный и четкий обмен данными без информационных и временных потерь;

• помогает организациям обеспечить гибкость команды, улучшить взаимодействие и увеличить вовлеченность работников, смягчать конфликты, создавать сильную корпоративную культуру и бренд работодателя, а также укреплять отношения с работниками и клиентами.

Это необходимо как для выстраивания политики компании, так и для укрепления командного духа и повышения лояльности.

Интересный факт

Американские эксперты по внутреннекорпоративным коммуникациям подсчитали, что лояльность работников и их удовлетворенность более чем на 90 % связаны именно с качеством связи внутри компании.

Согласно исследованию "Правильные технологии раскрывают потенциал цифрового рабочего места" (The Right Technologies Unlock the Potential of the Digital Workplace) сотрудники, в полной мере работающие на цифровых рабочих местах, на 51 % чаще удовлетворены работой и на 43 % чаще положительно оценивают баланс между работой и личной жизнью, нежели "аутсайдеры" цифровизации, имеющие ограниченный доступ к технологиям на рабочем месте. 60 % сотрудников из числа "приверженцев" также чаще заявляют о своем высоком уровне мотивации на работе и 91 % из них положительно отзываются о стратегии своей компании.

Цифровая трансформация положительно сказывается и на доходах компаний, так как повышает общую эффективность бизнес-процессов, экономию на содержание рабочих мест, экономит время и ресурсы при максимальном расширении возможностей.

Так, с помощью цифрового рабочего пространства можно значительно сократить расходы компании на рекрутинг и адаптацию (например, подготовить страницу для новичков, где будут показаны внутренние политики, учебные видео и формы). Это позволит новичку быстро взаимодействовать со своими коллегами, тем самым содействуя его профессиональному развитию, а компании – снизить количество человеческих ресурсов, как правило, необходимых для процесса обучения, сократив при этом расходы на заработную плату и обучение.

По данным того же исследования "Правильные технологии раскрывают потенциал цифрового рабочего места", 65 % "приверженцев" цифрового рабочего пространства сообщают, что использование цифровых технологий положительно отразилось на профессиональном росте, а среди "аутсайдеров" такую точку зрения высказали лишь 31 % опрошенных. 72 % "приверженцев" подтвердили, что благодаря цифровым рабочим местам их способность приобретать новые профессиональные навыки повысилась, а среди "аутсайдеров" такую точку зрения высказали 58 % опрошенных. 73 % "приверженцев" сообщили о положительном влиянии цифровизации на производительность труда. 70 % заявили об улучшении взаимодействия друг с другом благодаря цифровым технологиям, а среди "аутсайдеров" таких оказалось 55 %.

Следовательно, внедрение цифрового рабочего места позволит компаниям расти и быть стабильными в современном цифровом мире.

В Украине процесс цифровизации рабочих мест ускорился на фоне карантина, связанного с пандемией COVID-19. По результатам исследования компании EMA Partners International о влиянии COVID-19 на бизнес-процессы, из 131 организации из разных сфер – агро-, фармацевтической сферы, IT – 58 % считают удаленный режим работы эффективным.

Между тем в настоящее время существует ряд факторов, которые могут стать препятствием для внедрения цифровых рабочих мест в отечественных компаниях.

Для многих украинских компаний этот вопрос связан с необходимостью обеспечить высокий уровень безопасности переданной информации с учетом корпоративных политик.

При переходе на новые правила работы трудности могут возникнуть у работодателей и в части кадрового делопроизводства. Так, в случае перехода на электронный документооборот одним из требований законодательства является создание документов постоянного и длительного хранения (более 10 лет) в двух формах – бумажной и электронной. Кроме этого, большинство кадровых документов, по которым трудовое законодательство требует согласия работника, необходимо хранить на бумажном носителе и с подписями уполномоченных лиц и работника. Поэтому ведение кадровых документов лишь в онлайн-формате пока что в Украине невозможно.

При условии перехода на полный электронный документооборот также есть риск потери данных из-за проблем технического характера. Если утраченные документы понадобятся суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, а и работник, чьи сведения были утрачены, ведь без документов он не сможет защитить свои права.

Не наработана пока еще и судебная практика по использованию кадровых документов, подписанных с помощью цифровой электронной подписи, и принятию таких документов в судах как доказательной базы.

Цифровая трансформация – горячая тема для многих предприятий на сегодняшний день. Но внедрение новой рабочей среды – это изменения, которые могут вызвать определенные опасения и сопротивление со стороны сотрудников, ведь люди, как правило, опасаются неизвестности.

В частности, беби-бумеры и поколение "Х" могут быть более уязвимы к технологическим изменениям, нежели миллениалы. Ведь миллениалы используют технологии в повседневной жизни и привыкли к ним, а вот для более "взрослого" поколения, пожалуй, понадобится дополнительная подготовка, которая может оказаться сдерживающим фактором при внедрении цифрового рабочего места.

Кроме того, несмотря на то что внедрение цифрового рабочего места существенным образом ускорит коммуникации между людьми и упростит рутинные коммерческие коммуникационные процессы, оно не в состоянии полноценно заменить личное общение, ведь человеческий фактор никто не отменял. Какое бы поколение не "вырастало", только люди с определенным психотипом могут полностью заменить живое общение на общение с помощью писем, чатов и т. п.

Социальное взаимодействие и сотрудничество, навыки межличностного общения являются ключом к построению как эффективной команды, так и делового отношения, ведь существует множество вопросов, которые, кроме как с помощью личного общения, решить невозможно.

Таким образом, можно смело утверждать, что отсутствие живой коммуникации является серьезным недостатком цифровизации, поскольку полностью заменить живое общение между сотрудниками нельзя, это не способствует развитию корпоративного духа.

И хотя цифровая революция и цифровизация рабочего места – это стратегический шаг для компании, благодаря которому можно значительно повысить степень удовлетворенности клиентов и сотрудников, а также сократить капитальные расходы, важно все-таки рассматривать технологии как инструмент, а не как замену человеческого общения. Главное – найти идеальный баланс между человеком и машиной, чтобы они оба могли сосуществовать во взаимовыгодных отношениях.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2021

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Получить полный доступ ко всем номерам и статьям издания Вы сможете оформив подписку на электронное издание ЮРИСТ&ЗАКОН
Контакты редакции:
uz@ligazakon.ua