Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера.
Для корректного отображения сайта настоятельно рекомендуем Вам установить более современную версию одного из браузеров, представленных справа. Это бесплатно и займет всего несколько минут.
Попробовать Оформить подписку
Попробовать Оформить подписку
Электронная трудовая книжка, или Неосуществимая мечта кадровика
Ольга Никуличева, старший HR-консультант, EBS

Трудовая книжка – это основной документ, содержащий информацию о трудовой деятельности работника и являющийся основанием для расчета его стажа за определенный период и назначения пенсии. И, наверное, одним из наиболее обсуждаемых, ожидаемых и глобальных изменений в трудовом законодательстве, а также большим шагом от бюрократии к современности является переход от бумажных трудовых книжек к электронным. К слову, во многих странах такого понятия, как трудовая книжка, уже давно не существует. Например, в Германии, Италии, Англии и Франции используется специальная трудовая карта, которую работник предоставляет только по собственному желанию, в Словении – база данных Пенсионного фонда, в Испании – электронная система Vida Laboral, а в США вообще не существует системы учета трудоустройства – работодатели используют данные налоговых органов и частных пенсионных фондов.

И благодаря принятию Верховной Радой Украины в первом чтении Закона № 1217-IX (проект закона № 3623), присоединение Украины к списку таких стран уже не кажется столь далеким и нереальным. Однако после первой волны радости у предпринимателей возникает множество вопросов по поводу того, каким образом будет внедряться электронная трудовая книжка и что будет требоваться от них.

Основной целью перехода к электронной трудовой книжке является даже не столько осовременивание системы учета трудовой деятельности работников и отказ от пережитков "советского прошлого", как аккумулирование всех данных о стаже в едином реестре для определения страхового стажа и урегулирования вопроса автоматического назначения пенсии по возрасту. Именно поэтому отмена бумажных трудовых книжек может быть определена даже не как причина таких изменений, а уже как последствие, лишь верхушка айсберга, ведь они просто утратят смысл своего существования.

Вся информация о работе будет храниться на едином ресурсе – в Государственном реестре общеобязательного государственного социального страхования. Кроме сведений о трудовой деятельности, в нем будет также много других данных работников, в частности местожительство лица, контактная информация, данные об образовании, сведения о заработной плате, стаже и т. п.

Откроем небольшой секрет – электронные трудовые книжки уже существуют, в них частично содержится информация о трудовой деятельности работников начиная с 2002 года. Просмотреть такую информацию может каждый налогоплательщик в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда Украины, где создан Портал электронных услуг. Следовательно, по сути, электронная трудовая книжка уже действует. А вот отсутствующие данные как раз и придется-таки дополнять работодателям в отведенный период перехода. И хотя Пенсионный фонд Украины пока не определил порядок и очередность предоставления сведений для создания электронных трудовых книжек, логично предположить, что данную работу придется выполнять именно работодателям, потому как именно у них хранятся оригиналы трудовых книжек работников.

Таким образом, чтобы полностью перейти к электронной системе учета трудовой деятельности после вступления в силу Закона № 1217-IX, работодателю необходимо выполнить следующие шаги:

1. Зарегистрироваться на Портале электронных услуг ПФУ;

2. Подготовить скан-копии страниц трудовой книжки работника (каждая страница отдельно как JPEG-файл или общий файл в формате PDF);

3. Подготовить скан-копию согласия на обработку персональных данных, полученного от работника;

4. Загрузить данные документы через соответствующую электронную форму на Портале электронных услуг и дождаться подтверждения об их приеме системой;

5. Выдать работнику бумажную трудовую книжку под личную подпись.

С момента выдачи последней бумажной трудовой книжки работнику работодатель может вздохнуть с облегчением, ведь теперь нет необходимости переживать за хранение, своевременное внесение записей, думать, как правильно исправить ошибку, как своевременно выдать трудовую в день увольнения, и, наверное, наиболее болезненный вопрос – как восстановить утраченную трудовую книжку. И все, что с этого момента требуется от работодателя вместо всех упомянутых переживаний, – это:

– при приеме на работу затребовать у работника выписку из реестра застрахованных лиц с информацией о стаже, предыдущих местах работы и т. п.;

– в день увольнения выдать работнику копию приказа об увольнении;

– по желанию работника вносить записи о трудовой деятельности в его бумажную трудовую книжку.

К положительным моментам перехода на электронные трудовые книжки также можно отнести практически непрерывный доступ ко всей информации, связанной с трудовой деятельностью и стажем работника, более надежную защиту от потери и несанкционированного доступа к информации, значительную экономию времени и финансов для работодателя и других, а также, конечно, автоматическое оформление и перерасчет пенсий без личного посещения Пенсионного фонда.

Тем не менее, как и всегда, при переходном периоде, автоматизации и модернизации существуют подводные камни и могут быть ошибки. Электронная трудовая книжка будет тестироваться и совершенствоваться работодателями и самими работниками уже на практике, ведь никто не застрахован от погрешностей. В электронных трудовых книжках так же могут обнаружиться и лишние, и отсутствующие записи, ошибки в датах или названиях должностей и т. п. К тому же открытым остается вопрос кибербезопасности – насколько система хранения данных будет защищенной от взломов, неправомерного доступа, риска уничтожения информации.

Однако, опираясь на опыт других развитых стран, которые уже давно отказались от бумажных трудовых книжек, Украина также сможет сделать большой и уверенный шаг к диджитализированному будущему. Надеемся, следующим шагом прочь от бюрократии станет отмена обязательного ведения личной карточки формы П-2, ну а пока ждем дальнейшего развития событий с Законом № 1217-IX.

_____________________________________________
© ТОВ "ІАЦ "ЛІГА", ТОВ "ЛІГА ЗАКОН", 2021

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Получить полный доступ ко всем номерам и статьям издания Вы сможете оформив подписку на электронное издание ЮРИСТ&ЗАКОН
Контакты редакции:
uz@ligazakon.ua